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Pflichtangaben in E-Mails und Geschäftsbriefen – was Sie beachten sollten

März 12th, 2014 · Keine Kommentare



Bei Kontakt zu Kunden oder Geschäftspartnern ist bei E-Mails und Geschäftsbriefen einiges zu beachten, damit diese auch rechtssicher verfasst werden können. Zu dem Schriftverkehr, der als Geschäftsbrief bezeichnet wird, zählt externer Schriftverkehr, der an einen oder mehrere Empfänger gerichtet ist und in papiergebundener oder elektronischer Schriftform versendet wird. Insbesondere Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine erfordern bestimmte Voraussetzungen. Seit 2007 gelten die Regeln für Geschäftsbriefe auch für E-Mails und bestimmte Pflichtangaben sind einzuhalten, um möglichen Strafen auszuweichen. Eine Pflichtangaben in E-Mails u. a. Geschäftsbriefen Vorlage hilft Ihnen dabei, alle notwendigen Angaben bei Ihrer Geschäftspost anzugeben.

Diese Angaben sind unerlässlich

Die Angaben sind abhängig von der Rechtsform des Unternehmens, sollen allgemein aber dazu dienen, dass sich der Adressat des Schriftverkehrs über den Partner informieren kann. Name und Vorname der Person oder der Personen, die das Unternehmen führen gehören ebenso auf das Geschäftspapier, wie die ladungsfähige Anschrift, der Firmenname in Übereinstimmung mit dem Handelsregister bei in diesem eingetragenen Unternehmen und dazu gehöriger Nummer und die Rechtsform der Gesellschaft. Ort und Datum dürfen auch nicht fehlen, damit ein Geschäftsbrief auch als Beweis für eventuelle Fristverzögerungen dienen kann. Ein Pflichtangaben in E-Mails u.a. Geschäftsbriefen Muster bietet sich als Grundlage für die Gestaltung Ihrer persönlichen Geschäftspost an.

Gestaltung des Schriftverkehrs

In der Gestaltung von Geschäftsbriefen und E-Mails sind Sie grundsätzlich frei. Wo und wie Sie die Angaben zu Ihrem Unternehmen platzieren, ist Ihnen überlassen, allerdings sollten die Angaben gut lesbar und schnell auffindbar sein. Üblich ist es, die Informationen im Briefkopf zu positionieren, wobei zusätzliche Angaben wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Bankangaben auch gern in die Fußzeile geschrieben werden, somit hat der Empfänger alles auf einen Blick. Ein Logo kann ein Blickfang sein und kann für Geschäftspapiere verwendet werden, soweit dieses nicht die Pflichtangaben überdeckt und es keine urheberrechtlichen Probleme gibt. Natürlich ist es beim Schriftverkehr wichtig, auf Grammatik und Rechtschreibung zu achten und den Empfänger korrekt anzusprechen, damit sich dieser auch ernst genommen fühlt.

Weitere Informationen zu Pflichtangaben in E-Mails u. a. Geschäftsbriefen finden Sie hier: www.hk24.de

Mit der Pflichtangaben in E-Mails u.a. Geschäftsbriefen Vorlage können Sie unbesorgt schriftlichen Kontakt zu Ihren Geschäftspartnern und Kunden pflegen. Hier können Sie eine entsprechende Vorlage downloaden.

 

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