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Abläufe optimieren



Abläufe optimal gestalten

Die Gestaltung von Unternehmensprozessen liegt nur sehr selten gänzlich in der Hand der Assistenz – aber gerade in kleineren Firmen hat man oft ein sehr oft ein offenes Ohr für die Ansichten eines berufsmäßigen Organisationsprofis – und im eigenen Bereich der Assistenz, bei den Kernkompetenzen, wo es um Kommunikation mit den Kunden, den Schriftverkehr und die Ablage geht, hat man als Assistentin ganz natürlich das Organisations-Monopol.

Eine gute Möglichkeit, um bestehende Abläufe zu analysieren und zu hinterfragen, ist das PERT-Diagramm. Es wird auch zur Planung und Steuerung komplexer Prozesse in Unternehmen computergestützt eingesetzt, für die meisten einfachen Aufgaben reicht jedoch ein einfaches Zeichenprogramm und der eigene kritische Verstand.

Ein PERT-Diagramm wird so erstellt, dass die einzelnen „Stationen“ oder Tätigkeiten eines Prozesses einzeln in Kästchen eingetragen werden, und mit Pfeilen oder Linien verbunden, auf denen dann die Zeitdauer bis zum nächsten Schritt vermerkt wird. Manchmal finden einzelne Teile des Prozesses auch gleichzeitig statt, diese werden dann auch parallel eingezeichnet, um den tatsächlichen Ablauf grafisch wiederzugeben.

Als  „kritischen Pfad“ bezeichnet man jenen Weg durchdie einzelnen Stationen, dessen Ablauf zwingend notwendig oder unverrückbar vorgegeben ist. Kommt es auf dem kritischen Pfad zu Verzögerungen oder Ausfällen, verzögert sich immer die gesamte Ablaufdauer.

Wenn also beispielsweise ein Kollege, der für eine bestimmte Tätigkeit zuständig ist, gerade krank ist, und es keinen Ersatz für ihn gibt, dauert der gesamte Prozess also so lange wie die Krankheit des Kollegen. Wenn im Krankheitsfall erst einmal Ersatz gesucht werden muß, verzögert auch das den Ablauf erheblich.

Durch das Umgestalten einzelner Prozessteile wird mithilfe des PERT-Diagramms nach Wegen gesucht, auch bei Ausfällen entstehende Verzögerungen abzufangen, um den kritischen Pfad nicht unnötig zu verlängern.

Ein PERT-Diagramm kann aber auch hilfreich sein, um organisatorische Verbesserungspotentiale auszuloten: Eine Sekretärin beispielsweise, die täglich mehrere Anrufe von Kunden erhält, die um ein Angebot bitten, und jedes Mal, nach jedem Telefonat ein einzelnes Email an den zuständigen Sachbearbeiter schreibt, mit den Eckdaten des Angebots, wird feststellen, dass es wesentlich effizienter ist, gleich während des Telefonats alle nötigen Daten in eine zuvor angelegte Excel-Tabelle einzutragen, und dem für die Angebote zuständigen Sachbearbeiter zweimal pro Tag die ausgefüllte Excel-Tabelle per Mail zu schicken. Ist der Sachbearbeiter länger als einen einzelnen Tag krank, werden die Excel-Tabellen dann von Outlook automatisch an einen Kollegen weitergeleitet, der die Angebotserstellung dann übernimmt.

Solche möglichen Verbesserungen können in einem PERT-Diagramm nicht nur erkannt, sondern ihr Einsparungseffekt auch direkt berechnet werden. Da auch der Sachbearbeiter alle Angebote gleich blockweise am Stück erstellen kann, ist auch auf dieser Seite eine Zeitersparnis gegeben, und der gesamte Prozess wurde nicht nur vereinfacht, sondern auch verkürzt.

Versuchen Sie einmal, Ihre eigenen, komplexeren Arbeitsabläufe der Übung halber in PERT-Diagrammen darzustellen – und Verbesserungen zu suchen. Je genauer Sie dabei die einzelnen Tätigkeiten analysieren, desto besser können Sie Verbesserungspotentiale und ablaufverzögernde Risiken entdecken. Schlanke und gut organisierte Abläufe dienen aber nicht nur der Ökonomie, sondern auch der Ergonomie: Je weniger Aufwand Sie an einzelnen Tätigkeiten haben, desto weniger belastet wird auch Ihr Körper bei der Arbeit, und ist dadurch entspannter und gesünder – aber auch stressfreier.