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Angebote einholen und aufbereiten



Oft genug ist es eine recht aufwändige, zeitraubende und mühselige Angelegenheit, für Anschaffungen oder Dienstleistungen außer der Reihe Angebote einzuholen. Ganz sicher zu aufwändig für die wertvolle Zeit des Chefs, daher wird diese Aufgabe sehr oft an die Assistenzen abgegeben. Am Ende sollten dann gut aufbereitete, auf einen Blick vergleichbare Angebote auf dem Tisch des Chefs liegen, damit der nur noch mit einem Kopfnicken und einem Fingerzeig beschliessen muß: „Das nehmen wir!“.
Soweit also die Aufgabenstellung. Um soweit zu kommen und dem Chef tatsächlich jede nachfolgende Mühe zu ersparen, bedarf es allerdings einiger vorbereitender Überlegungen: Was genau wird benötigt? Welche Bedingungen oder Eigenschaften müssen unbedingt dabei sein? Welche Eigenschaften sind wichtig, um die Produkte oder Dienstleistungen darin vergleichen zu können?. Beginnen Sie nun mit einer Tabelle, am besten in MS Excel, und schreiben Sie in die oberen Zeilen Anbieter 1, Anbieter 2, Anbieter 3 und so weiter. Darunter schreiben Sie die Produkteigenschaften oder die Bedingungen der Dienstleistungen einzeln, jeweils in eine Zeile. Sie haben damit in Windeseile eine gut lesbare, optimal vergleichbare Tabelle geschaffen, in die sie sämtliche Angebote eintragen können.
Danach hängt es davon ab, ob Sie lediglich eine Vorinformation brauchen, oder tatsächlich schriftliche Angeboten haben wollen – und ob Sie die Anbieter telefonisch oder mittels Mail kontaktieren. Bei der Angebotsausschreibung empfiehlt es sich, noch einmal einen Blick auf die soeben entworfene Tabelle zu werfen, und die notwendigen Eigenschaften oder Bedingungen akribisch untereinander in der Anfrage aufzulisten. Halbe Angebote kann nämlich niemand wirklich vergleichen, und das ist lästig und ärgerlich. Also vermerken Sie freundlich aber bestimmt, daß Sie, um sich für diesen Anbieter entscheiden zu können, auf jeden Fall alle unten angegebenen Daten brauchen. Dieser kleine Trick, der übrigens anscheinend immer noch wenig bekannt ist, funktioniert fast immer ausnehmend gut: Es bedeutet nämlich für den Anbieter – in krassen Worten ausgedrückt – wenn er nicht alle Daten herausrückt, braucht er gleich gar kein Angebot zu schicken, weil es dann ohnehin nicht beachtet wird. Mit diesem sanften Druck im Hintergrund vermeidet man, auf Verkaufsgenies hereinzufallen, die sich darauf verlegt haben, nur die sehr positiven Eigenschaften ihres Produkts herauszustreichen, die weniger guten (dem Mitbewerb meist hoffnungslos unterlegenen) Seiten des Produkts aber gleich mal unter den Teppich zu kehren, in der Hoffnung, der mögliche Kunde würde sich von den drei sehr guten Eigenschaften genug blenden lassen, um das Produkt dennoch zu kaufen. Eine sehr weit verbreitete Praxis übrigens in unserer Hard-Selling-Welt, derer sich sogar große Telekommunikations-Unternehmen äußerst hemmungslos bedienen.
Dieser nicht sehr sportlichen Blenderei haben Sie allerdings mit dem kleinen Trick von oben gleich einen Riegel vorgeschoben, und Sie können aus der Angebotsanfrage ein Massen-Mail machen – empfehlenswerterweise allerdings nicht mit BC oder auch BCC: lieber den Inhalt kopieren und die Mails einzeln versenden. Wenn man beides versucht, erkennt man nämlich, dass die Ergebnisse trotz allem plötzlich sehr unterschiedlich ausfallen können, je nachdem, wer als Mitbewerber noch auf derListe steht. Und Sie wollen ja unbeeinflußte, ehrliche Angebote ohne jede taktische Spielerei. Die langsam eintrudelnden Ergebnisse tragen Sie dann jeweils gewissenhaft in Ihre Tabelle ein, und sortieren die eingehenden Angebots-Mails in einen eigenen Ordner, um bei Bedarf schnell das ursprüngliche Angebot als Referenz zur Hand zu haben. Die Ergebnisse kommen natürlich sehr viel schneller herein, wenn Sie den Anbietern eine Frist setzen, bis wann das Angebot gelegt sein sollte, um noch berücksichtigt zu werden. Die meisten Firmen wollen Geschäfte machen, also wird man auf Ihre gesetzte Frist von 1-2 Tagen durchaus eingehen. Wenn es schneller gehen muss, hilft ohnehin nur, telefonisch Angebote einzuholen – ist aber meistens der schlechtere Weg.
Wenn alle Angebote angekommen und eingetragen sind, können Sie dann mit einer überzeugenden, vollständigen und wirklich vergleichbaren Tabelle bei Ihrem Chef aufwarten – was er mit Sicherheit sehr zu schätzen wissen wird.