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Aufgaben in Outlook



Ein sehr wirkungsvoll einsetzbarer Bereich, der aber von den meisten Anwendern allerhöchstens stiefmütterlich genutzt wird, ist die Aufgabenfunktion. Der Aufgabenblock wird meist neben dem Kalender eingeblendet, und existiert auch als eigene Anwendung, die mit einer Tastenkombination, genau wie alle anderen Anwendungen in MS Outlook, schnell aufgerufen werden kann.  Auf diese Art und Weise eignet sich der Aufgabenblock hervorragend als Mega-Mind, während man die ganze lange Liste dann in verschiedenen Ansichten gut strukturieren und sortieren kann. Zum Thema Ansichten: ja, die kann man verändern – das reicht von einer simplen Liste über eine Liste mit detaillierten Angaben bis hin zu einer Zeitstrahl-Ansicht, wo man die einzelnen Aufgaben zeitlich (nach Beginn- oder Fälligkeitsdatum) sortiert anzeigen kann, und somit ein Gefühl dafür bekommt, was wann wie dicht ist. Wenn Sie mit dem GTD-Ansatz arbeiten, werden Sie hingegen eher die Listenansicht benötigen – Markierungen nach „wichtig“ oder „dringend“ lassen sich leicht mit einem Klick über die verschiedenfarbigen Fähnchen anzeigen, das Hinzufügen von den Bereichen, in die die Aufgaben gehören, funktioniert am besten über die Funktion Kategorie. Sie können ausserhalb der schon vorgegebenen Standard-Kategorien auch beliebig viele eigene Kategorien hinzufügen, und diese dann ganz einfach und schnell mittels Dropdown oder durch Eingabe des Anfangsbuchstabens in der detaillierten Listenansicht auswählen.

Die Eingabe eines Fälligkeitsdatums kann sehr einfach auch ohne Datum erfolgen: Wenn Sie in der Listenansicht unter der Fälligkeit beispielsweise „morgen“ eingeben, nimmt Outlook automatisch das Datum des nächsten Tages, bei „Montag“ automatisch den darauffolgenden Montag. Eine Liste aller Begriffe, die Outlook erkennt, und richtig zuordnet finden Sie auch im Hilfe-Menü.

Regelmäßig immer wiederkehrende Aufgaben können Sie natürlich auch sehr einfach in Outlook eingeben – Geburtstage, Jahrestage und ähnliches, die mit Tätigkeiten Ihrerseits verbunden sind, wie zum Beispiel ein Geschenk zu besorgen, finden besser in der Aufgabenliste Platz als im Kalender. Sie sehen dann auch immer gleich rechtzeitig, was zu tun ist.