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Besprechungen organisieren



Besprechungen optimal organisieren

Besprechungen gut und erfolgreich zu organisieren ist – trotz aller modernen Technik – eine durchaus komplexe Sache, die einiges an Routine erfordert. Und mindestens eine Checkliste. Wichtig ist dabei vor allem, die Reihenfolge der Dinge nicht durcheinanderzubringen.
Wenn einer Ihrer Vorgesetzten sich mit dem Gedanken trägt, eine Besprechung anzusetzen, ist die erste Frage, die es zu klären gilt gleich einmal: wer aller? Denn nur anhand der benötigten Teilnehmer kann man sich auf die Suche nach einem Termin machen, der für alle Teilnehmer möglich ist. Die Terminabstimmung und die Festlegung des Termins ist dann der unmittelbar darauf folgende Schritt – der Termin der Besprechung ist für Sie und auch für alle Teilnehmer nämlich die unmittelbare Deadline für alle vorbereitenden Arbeiten. Soll die Besprechung außerhalb des Unternehmens stattfinden, ist es auch wichtig, den Besprechungsort im vorhinein gleich festzulegen, eventuell nötige Raumreservierungen oder ein Catering gleich zu buchen. Dieser Teil sollte dann immer zu Anfang schon fest stehen, um den Teilnehmer gleich im vorhinein eine gute Planung der Anreise zu ermöglichen, um Verzögerungen zu vermeiden. Desgleichen gehört ein – wenigstens allgemeiner – Titel zum Thema der Besprechung dazu – je nach Thema kann es sein, dass manche (höher gestellten) Teilnehmer entscheiden, sich damit zu begnügen einen Vertreter zu entsenden, während sie bei manchen Themen doch selbst gegenwärtig sein müssen.
Die ersten Schritte lauten also: Wer alles? – Wo? Worum geht es? – danach Terminabstimmung/Verfügbarkeit und Terminanfragen versenden. Keine Angst, Sie finden in unserem Downloadbereich auch eine Checkliste zur Besprechungsvorbereitung, die Sie jedesmal benutzen können, und die Ihnen als „Schummelzettel“ für die Planung von Besprechungen dienen kann. Es hat sich allerdings auch sehr bewährt, die einzelnen Schritte einmalig als Aufgabenvorlage in Ihrem MS Outlook zu speichern – sie brauchen die gesamte Vorlage nur in Ihre Aufgabenansicht kopieren und mit dem Titel der jeweiligen Besprechung überschreiben, und die Deadlines festzulegen, und Sie haben sofort alle Schritte in der richtigen Reihenfolge vor sich und können nichts vergessen. Aufgabenvorlagen anzulegen in MS Outlook ist nicht schwer, und gerade für solche komplexen, aber immer wiederkehrenden Organisationsaufgaben hat sich das sehr bewährt.
Der nächste Schritt, der zu erledigen ist, und das auch in möglichst kurzer Zeit, ist, die Tagesordnungspunkte festzulegen, und allen Teilnehmern zur Verfügung zu stellen. Das ist sehr wichtig, da jeder Teilnehmer sich dann auf die einzelnen Punkte vorbereiten kann, und auch die entsprechenden Unterlagen vorbereiten oder heraussuchen kann, und für die Besprechung griffbereit halten. In sehr vielen Fällen wird das einfach übersehen, oder aus Bequemlichkeit nicht gemacht – manchmal fehlt auch den Chefs der Nerv dazu, sich genau Gedanken zu machen. Das kann sich allerdings fatal auswirken: Besprechungen, in denen Teilnehmer ohne Vorbereitung ins Blaue überlegen müssen, und stundenlang nach Unterlagen, Zahlen oder Details kramen müssen während der Sitzung, können leicht vier- bis fünfmal so lang dauern wie eine gut durchgeplante Besprechung – und mit weniger als der Hälfte der Ergebnisse.
Außerdem ist eine „ins Blaue driftende“ Besprechung praktisch unmöglich sinnvoll nachzubereiten, um konkrete Handlungsschritte festzulegen. Und schliesslich sind es nur konkrete Handlungen, die uns im Leben irgendwie voranbringen. Das gilt für das Geschäftsleben genauso.
Auf diesem „Action Theory“ oder „Action-Based Efficiency (ABE)” * genannten Ansatz beruhen auch die Formulare, die Sie im Downloadbereich finden. Sie ermöglichen es, die Besprechung gleich von vornherein auf konkrete Handlungsschritte aller Teilnehmer hin zu planen, ohne sich in Generalitäten zu verlieren. Zur allgemeinen Pflege sozialer Beziehungen gibt es Weihnachtsfeiern und Betriebsfeste – Besprechungen sind dafür nicht unbedingt da. Ihr Chef wird Sie ganz sicher lieben für Ihren straffe und klare Organisationshilfe – immerhin kostet die Besprechung auch einen Teil seiner wertvollen Zeit.

Der Ansatz der „Action-Based Efficiency“, oder kurz ABE genannt, beruht auf hunderten von universitären Studien vieler Jahre über erfolgreiche Unternehmen, die ergaben, dass alle erfolgreichen und effizient geführten Unternehmen ein deutliches gemeinsames Kennzeichen haben: Sie kommen ohne Umschweife immer schnell zu konkreten Handlungsschritten auf allen Unternehmensebenen. Taten machen den Erfolg.