Checklisten in MS Outlook – Assistenz-Wissen.de

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Checklisten in MS Outlook



Checklisten für Vorgänge legt man in MS Outlook am besten als Aufgabenvorlage an – Sie können Sie in einen eigenen Ordner schieben, den Sie nach dem jeweiligen Vorgang benennen, oder Sie farblich so deutlich kennzeichnen,  dass Sie auf einen Blick sehen, dass es sich um eine Checkliste, und nicht um aktuelle Aufgaben für Sie handelt. Außer natürlich es sind welche – dann genügt es, die Aufgabenvorlage einfach in Ihre gewöhnliche Aufgabenliste zu kopieren, und mittels eigener Kategorie zu gruppieren. Der Vorteil liegt darin, dass, wenn es sich um Aufgaben handelt, die Sie nicht selbst erledigen können, Sie dem zuständigen Mitarbeiter die noch offene Aufgabe als Aufgabenanfrage mit einem Klick zusenden können, und immer im Blick haben, wie weit Sie mit Ihrer Checklisteinsgesamt sind, und wessen Beitrag noch ausständig ist. Man kann sich das Leben nämlich auch einfacher machen.

Nehmen Sie sich einmal einen Tag oder zwei am Wochenende Zeit, und sehen Sie sich im Programmpunkt Hilfe oder im Bedienungshandbuch die Funktionen von MS Outlook an – und überlegen Sie, was Sie zukünftig benutzen können, um Ihre Arbeit leichter oder schneller zu machen. Outlook ist ein gewaltiger Aktivposten, wenn es um das Organisieren geht –von Aufgaben, Terminen und Informationen. Die Entwickler haben dabei wirklich fast an alles gedacht – nur sind sehr viele sehr nützliche Funktionen alles andere als weit bekannt. Aber dem kann man ja abhelfen – zum eigenen Wohl.

Wenn Sie nur das unbewußte Gefühl haben, dass irgendetwas an Ihrer Arbeit oder Ihrer Arbeitsweise „hakt“ nehmen Sie sich gelegentlich noch einmal Ihren persönlichen Tagesplan zur Hand, und das Journal in MS Outlook, und machen sich über den Tag Notizen, wo Sie meinen, dass es Probleme gibt. Vielleicht können Sie Tätigkeiten anders anordnen, um sich selbst zu entlasten – oder die Dinge, die Ihnen schwerer fallen, immer gleich morgens in Angriff nehmen. Dann sind sie erledigt, und Sie haben für den ganzen Rest des Tages ein gutes Gefühl.