Das Ablagesystem – Assistenz-Wissen.de

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Büromanagement im Griff



Das Ablagesystem



Das perfekte Ablagesystem

Jede Menge schlauer Köpfe haben, seit es Ablagen gibt, versucht deren Organisation zu verbessern – mit mehr oder weniger Erfolg, und teilweise ganz unterschiedlichen Ansätzen. Der Computer hat zwar manches vereinfacht, vieles hingegen noch mehr kompliziert, weil nun die Ablagen doppelt geführt werden müssen – die Papierablage, und ein Datei- oder Dokumentenmanagement-System. In sehr modernen Unternehmen kommt dann meist auch noch ein Intranet hinzu, das auch immer wieder ein Anzahl elektronischer Dokumente enthält. Daneben ist man dann noch mit der Crux der Datensicherung und der Backup-Verwaltung geschlagen.

Einige Prinzipien haben sich aber als praktisch unfehlbar erwiesen, sowohl für die Ablage am PC, sprich das Dokumentenmanagement, und die verbleibende Papierablage. Trotz der teilweise, je nach Firmengröße und Branche, sehr unterschiedlichen Anforderungen an das Ablagesystem, gibt es einige Grundregeln, die immer gelten, und einem das Leben schon sehr viel leichter machen können.

In den meisten Fällen, außer bei Firmenneugründungen, werden Sie wohl an dem eingeführten Ablagesystem nichts grundlegend ändern, sondern es hauptsächlich benutzen – Sie können es aber trotzdem immer ein bisschen optimieren, und holprige Kleinigkeiten daran laufend verbessern. Immerhin verbringt man Studien zufolge einen riesigen Teil seiner Arbeitszeit damit, Informationen zu beschaffen, abzulegen, oder wiederzubeschaffen.

Eine der ersten Grundregeln lautet: Je öfter man etwas benötigt, desto näher sollte es am Arbeitsplatz sein. Für die Papierablage bedeutet das, dass Sie Unterlagen oder Papiere, die Sie gerade bearbeiten, oder häufig brauchen am besten im oder am Schreibtisch unterbringen. Es sollte Sie gerade einen ausgestreckten Arm kosten, das jeweilige Dokument zu erreichen. Für den PC gilt dasselbe – hier ist der Schreibtisch der Desktop Ihres PC’s, auf den Sie eine Verknüpfung legen. Oder Ihre Aufgabenliste in MS Outlook, wo das jeweilige Dokument verlinkt ist – außer jenen, die Sie sowieso ständig brauchen. Programme oder Dokumente in minimierten Fenstern im Hintergrund laufen zu lassen, ist eine weitere Möglichkeit – in den meisten Fällen schafft die Rechnerkapazität es locker, mit den vielen geöffneten Fenstern zurecht zu kommen, und Sie können sehr schnell mit der Tastenkombination ALT+TAB zwischen geöffneten Fenstern hin- und herwechseln. Wenn Sie zusätzlich alle diese Programme oder Dokumente mit untereinander liegenden Desktop-Verknüpfungen versehen, brauchen Sie morgens, nachdem der Rechner hochgefahren ist, nur ein paar schnelle Klicks, und alle Ihre aktuellen Programme und Dokumente sind offen.

Alle anderen Akten oder Dokumente sollten Sie dann, entsprechend der Häufigkeit, mit der Sie sie brauchen, entsprechend weiter weg befinden – bis hin zum Archiv im Keller.

Im Dokumentenmanagement Ihres PC’s spielen Entfernungen keine so große Rolle – allerdings sollten Sie häufig benötigte Dokumente mit wenigen Klicks auftun können, ohne sich dabei durch eine ganze Ordnerstruktur klicken zu müssen. Das erfordert ein bisschen Überlegung und ein paar kreative Ideen manchmal – kann aber unglaublich viel Zeit sparen. Im Großen und Ganzen sollte die Ordnerstruktur der Dokumentenverwaltung ja identisch sein mit der Organisation der Papierablage.

Nachdem aber die Dokumentenverwaltung meistens im Netzwerk läuft, und Sie auf Ihrem PC ja sehr schnell und jede Menge Kopien von Dokumenten oder Ordnern mit ein paar einfachen Mausklicks ablegen können, haben Sie so leicht die Möglichkeit, sich Ihre „Favoriten“ entweder auf den Desktop in eine eigene „Schnellhandablage“ zu kopieren. Das Problem dabei ist nur, dass Ihre Kopien nur die Version des Dokuments zum Zeitpunkt der Kopie enthalten – etwaige Änderungen oder Aktualisierungen am Dokument bekommen Sie nicht mit. In dem Fall ist es besser, sich einfach eine „Schnellzugriffsliste“ anzufertigen, mit Links zu den Dokumenten in der Ablage, die Sie häufig benötigen. Sie brauchen dann nur in der geöffneten Word- oder Exceldatei auf den jeweiligen Link zu klicken, und haben das Dokument aus der Ablage sofort auf dem Schirm. Unterschätzen Sie dabei nicht, wieviel Zeit Sie sich ersparen, wenn Sie nicht durch das ganze Netzwerk klicken müssen – das summiert sich leicht auf mehrere Stunden Arbeitszeit. Kleinere Informationsbits speichern Sie am besten gleich direkt in der Notizen-Funktion von MS Outlook.

Eine zweite Grundregel: Alles immer an seinem Platz. Papierdokumente, die sich nicht an ihrem ihnen zugedachten Platz in der Ablage befinden, und erst mühsam gesucht werden müssen, Dokumente, die man versehentlich in die „Eigenen Dateien“ gespeichert hat, anstatt direkt an ihren eigentlichen Platz im Dokumentenmanagement, und die erst mühsam mit einer Suche durchs ganze Netzwerk plötzlich wieder auftauchen – diese Dinge kosten enorm viel Zeit, und ein ganze Menge Nerven überdies auch noch.

Machen Sie es sich zur Grundregel, dass sich jedes Dokument immer an seinem Platz befindet, an den es gehört. Bei Papierdokumenten ist das schwierig, weil sie oft auf dem Schreibtisch eines Sachbearbeiters liegen, wo sie gerade bearbeitet werden (sollten) – und jeder andere voller Verzweiflung nach diesem Dokument sucht. Das läßt sich aber insofern lösen, als dass wirklich nur die Dokumente aus der Ablage genommen werden, mit denen wirklich jetzt gerade in diesem Moment etwas geschieht, und danach sofort wieder in die Ablage zurückgebracht werden. Zusätzlich kann man mit PostIt’s schnell auf dem jeweiligen Ordner vermerken, was man entnommen hat, damit andere wissen, auf welchem Schreibtisch es sich gerade befindet.

Dort, wo heute hauptsächlich mit den gescannten Versionen der Dokumente gearbeitet wird, und das Original in der Papierablage fest und sicher verbleibt, stellt sich das Problem kaum mehr – allerdings sind die meisten Firmen immer noch weit davon entfernt, wirklich alles zu digitalisieren, und ausschliessliche elektronisch weiter zu verarbeiten. Der Personal- und Zeitaufwand dafür wäre teilweise viel zu groß, um den entstehenden Vorteil zu rechtfertigen. Also gibt es weiterhin Ordner, Hängeregistraturen und Ablageschränke im aktiven Gebrauch. Für schnellen Zugriff sorgen vor allem Hängeregistraturen, während Ordner Ihre Stärke bei streng chronologisch oder alphabetisch geordneten Papierdokumenten ausspielen. Soll also die Ablage einmal um ein paar Teile erweitert werden, können Sie überlegen, einzelne Teile in besser geeignete Ablagesysteme überzuführen.

Jede Menge schlauer Köpfe haben, seit es Ablagen gibt, versucht deren Organisation zu verbessern – mit mehr oder weniger Erfolg, und teilweise ganz unterschiedlichen Ansätzen. Der Computer hat zwar manches vereinfacht, vieles hingegen noch mehr kompliziert, weil nun die Ablagen doppelt geführt werden müssen – die Papierablage, und ein Datei- oder Dokumentenmanagement-System. In sehr modernen Unternehmen kommt dann meist auch noch ein Intranet hinzu, das auch immer wieder ein Anzahl elektronischer Dokumente enthält. Daneben ist man dann noch mit der Crux der Datensicherung und der Backup-Verwaltung geschlagen.

Einige Prinzipien haben sich aber als praktisch unfehlbar erwiesen, sowohl für die Ablage am PC, sprich das Dokumentenmanagement, und die verbleibende Papierablage. Trotz der teilweise, je nach Firmengröße und Branche, sehr unterschiedlichen Anforderungen an das Ablagesystem, gibt es einige Grundregeln, die immer gelten, und einem das Leben schon sehr viel leichter machen können.

In den meisten Fällen, außer bei Firmenneugründungen, werden Sie wohl an dem eingeführten Ablagesystem nichts grundlegend ändern, sondern es hauptsächlich benutzen – Sie können es aber trotzdem immer ein bisschen optimieren, und holprige Kleinigkeiten daran laufend verbessern. Immerhin verbringt man Studien zufolge einen riesigen Teil seiner Arbeitszeit damit, Informationen zu beschaffen, abzulegen, oder wiederzubeschaffen.

Eine der ersten Grundregeln lautet: Je öfter man etwas benötigt, desto näher sollte es am Arbeitsplatz sein. Für die Papierablage bedeutet das, dass Sie Unterlagen oder Papiere, die Sie gerade bearbeiten, oder häufig brauchen am besten im oder am Schreibtisch unterbringen. Es sollte Sie gerade einen ausgestreckten Arm kosten, das jeweilige Dokument zu erreichen. Für den PC gilt dasselbe – hier ist der Schreibtisch der Desktop Ihres PC’s, auf den Sie eine Verknüpfung legen. Oder Ihre Aufgabenliste in MS Outlook, wo das jeweilige Dokument verlinkt ist – außer jenen, die Sie sowieso ständig brauchen. Programme oder Dokumente in minimierten Fenstern im Hintergrund laufen zu lassen, ist eine weitere Möglichkeit – in den meisten Fällen schafft die Rechnerkapazität es locker, mit den vielen geöffneten Fenstern zurecht zu kommen, und Sie können sehr schnell mit der Tastenkombination ALT+TAB zwischen geöffneten Fenstern hin- und herwechseln. Wenn Sie zusätzlich alle diese Programme oder Dokumente mit untereinander liegenden Desktop-Verknüpfungen versehen, brauchen Sie morgens, nachdem der Rechner hochgefahren ist, nur ein paar schnelle Klicks, und alle Ihre aktuellen Programme und Dokumente sind offen.

Alle anderen Akten oder Dokumente sollten Sie dann, entsprechend der Häufigkeit, mit der Sie sie brauchen, entsprechend weiter weg befinden – bis hin zum Archiv im Keller.

Im Dokumentenmanagement Ihres PC’s spielen Entfernungen keine so große Rolle – allerdings sollten Sie häufig benötigte Dokumente mit wenigen Klicks auftun können, ohne sich dabei durch eine ganze Ordnerstruktur klicken zu müssen. Das erfordert ein bisschen Überlegung und ein paar kreative Ideen manchmal – kann aber unglaublich viel Zeit sparen. Im Großen und Ganzen sollte die Ordnerstruktur der Dokumentenverwaltung ja identisch sein mit der Organisation der Papierablage.

Nachdem aber die Dokumentenverwaltung meistens im Netzwerk läuft, und Sie auf Ihrem PC ja sehr schnell und jede Menge Kopien von Dokumenten oder Ordnern mit ein paar einfachen Mausklicks ablegen können, haben Sie so leicht die Möglichkeit, sich Ihre „Favoriten“ entweder auf den Desktop in eine eigene „Schnellhandablage“ zu kopieren. Das Problem dabei ist nur, dass Ihre Kopien nur die Version des Dokuments zum Zeitpunkt der Kopie enthalten – etwaige Änderungen oder Aktualisierungen am Dokument bekommen Sie nicht mit. In dem Fall ist es besser, sich einfach eine „Schnellzugriffsliste“ anzufertigen, mit Links zu den Dokumenten in der Ablage, die Sie häufig benötigen. Sie brauchen dann nur in der geöffneten Word- oder Exceldatei auf den jeweiligen Link zu klicken, und haben das Dokument aus der Ablage sofort auf dem Schirm. Unterschätzen Sie dabei nicht, wieviel Zeit Sie sich ersparen, wenn Sie nicht durch das ganze Netzwerk klicken müssen – das summiert sich leicht auf mehrere Stunden Arbeitszeit. Kleinere Informationsbits speichern Sie am besten gleich direkt in der Notizen-Funktion von MS Outlook.

Eine zweite Grundregel: Alles immer an seinem Platz. Papierdokumente, die sich nicht an ihrem ihnen zugedachten Platz in der Ablage befinden, und erst mühsam gesucht werden müssen, Dokumente, die man versehentlich in die „Eigenen Dateien“ gespeichert hat, anstatt direkt an ihren eigentlichen Platz im Dokumentenmanagement, und die erst mühsam mit einer Suche durchs ganze Netzwerk plötzlich wieder auftauchen – diese Dinge kosten enorm viel Zeit, und ein ganze Menge Nerven überdies auch noch.

Machen Sie es sich zur Grundregel, dass sich jedes Dokument immer an seinem Platz befindet, an den es gehört. Bei Papierdokumenten ist das schwierig, weil sie oft auf dem Schreibtisch eines Sachbearbeiters liegen, wo sie gerade bearbeitet werden (sollten) – und jeder andere voller Verzweiflung nach diesem Dokument sucht. Das läßt sich aber insofern lösen, als dass wirklich nur die Dokumente aus der Ablage genommen werden, mit denen wirklich jetzt gerade in diesem Moment etwas geschieht, und danach sofort wieder in die Ablage zurückgebracht werden. Zusätzlich kann man mit PostIt’s schnell auf dem jeweiligen Ordner vermerken, was man entnommen hat, damit andere wissen, auf welchem Schreibtisch es sich gerade befindet.

Dort, wo heute hauptsächlich mit den gescannten Versionen der Dokumente gearbeitet wird, und das Original in der Papierablage fest und sicher verbleibt, stellt sich das Problem kaum mehr – allerdings sind die meisten Firmen immer noch weit davon entfernt, wirklich alles zu digitalisieren, und ausschliessliche elektronisch weiter zu verarbeiten. Der Personal- und Zeitaufwand dafür wäre teilweise viel zu groß, um den entstehenden Vorteil zu rechtfertigen. Also gibt es weiterhin Ordner, Hängeregistraturen und Ablageschränke im aktiven Gebrauch. Für schnellen Zugriff sorgen vor allem Hängeregistraturen, während Ordner Ihre Stärke bei streng chronologisch oder alphabetisch geordneten Papierdokumenten ausspielen. Soll also die Ablage einmal um ein paar Teile erweitert werden, können Sie überlegen, einzelne Teile in besser geeignete Ablagesysteme überzuführen.