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E-Mails vorsortieren bei Outlook



E-Mails automatisch vorsortieren lassen von MS Outlook – und die halbe Arbeit ist schon erledigt

Der Posteingang des Email-Postfaches ist in den meisten  Firmen heute eine der Hauptquellen für eine ganze Menge Arbeit. Wenn Sie im Sekretariat auch noch für die Korrespondenz und die Bearbeitung und Weiterleitung von Emails aus dem zentralen Posteingang zuständig sind, wird diese Quelle nicht selten zum reißenden Strom, derniemals abzureißen scheint.

Wenn Sie MS Outlook verwenden, haben Sie jedoch ein paar recht profunde Möglichkeiten, sich die Arbeit dabei um ein Vielfaches leichter zu machen: automatische Sortierfunktionen, Kennzeichnungen und automatisches Weiterleiten erleichtern Ihnen nicht nur die Übersicht, sondern erledigen auch gleich einen Teil Ihrer Arbeit mit.

Öffnen Sie einmal Ihren Posteingang, und werfen Sie einen Blick auf Ihre eingegangenen Mails – finden Sie schnell, was Sie suchen, auch ohne sich an das Datum des Eingangs zu erinnern? Haben Sie Ordner angelegt, in denen zusammen Gehörendes auch tatsächlich zusammen findet? Wenn ja, kann Outlook einen Großteil dieser Sortierarbeit auch für Sie übernehmen. Sie haben die Möglichkeit, Mails automatisch nach bestimmten Kriterien zu filtern und jeweils gleich im entsprechenden Ordner abzulegen. Ungelesene Mails werden dabei weiterhin in der Posteingangsansicht gesammelt angezeigt, befinden sich aber bereits in dem Ordner, in den sie gehören. Neben jedem Ordnersymbol wird zusätzlich dabei in Fettschrift die Anzahl der darin enthaltenen, ungelesenen Mails angezeigt.

Sehr empfehlenswert ist es, interne Mails von externen Mails zu unterscheiden. Sie können das ganz einfach, in dem Sie Mails von internen Mitarbeitern, oder auch nur Mails von bestimmten Mitarbeitern eine eigene Farbe zuordnen, um sie im Posteingang sofort zu sehen, und danach in einen eigenen Ordner abzulegen.

Im Menüpunkt „Regeln“ finden Sie aber noch eine Fülle weiterer Möglichkeiten, wie sie eingehende Mails automatisiert bearbeiten können – so können Sie zum Beispiel Mails mit bestimmten Kriterien oder von bestimmten Absendern sofort löschen (wovon man allerdings wirklich nur im hartnäckigsten Spam-Härtefall Gebrauch machen sollte), aber auch Mails mit bestimmten Kriterien wie einem bestimmten Absender, einem bestimmten Wort im Betreff, oder ähnlichem entweder gleich von Outlook automatisiert weiterleiten lassen, automatisch in einen bestimmten Ordner verschieben, oder mit einer bestimmten Farbe anzeigen lassen oder sofort als gelesen markieren, wenn es sich beispielsweise um Mails handelt, deren Inhalt nur einer Background-Information zur Ablage dient.

Wenn Sie ein bestimmtes Mail suchen, benutzen Sie am besten die in Outlook integrierte Suchfunktion – das geht mit Abstand am schnellsten, und Sie können sowohl den ganzen Posteingang, den Postausgang und die gesendeten Mails, oder einzelne Ordner mit einem Klick durchsuchen. Sehr wenige Menschen benutzen die Suchfunktion wirklich konsequent – dabei bedeutet sie in jedem Fall gegenüber dem händischen Durchsuchen eines ganzen Posteingangs meist eine ziemlich Zeitersparnis.

Bedenken Sie auch, dass Sie ja irgendwann den Posteinang archivieren müssen – und je besser Ihre Ordnerstruktur angelegt ist, desto schneller werden Sie auch in bereits abgelegten und archivierten Mails fündig. Aus Gründen der Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen sollten Sie Mails nie löschen, außer sie sind eindeutig Spam oder Trash, der mit dem Geschäftsgebaren der Firma nichts zu tun hat. Auch für Emails gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsrichtlinien ebenso wie für den Schriftverkehr.