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Büromanagement im Griff



Gäste bewirten



Wenn Sie mit der Aufgabe betraut werden, für das leibliche Wohl von zu einer Besprechung oder einem Meeting anwesenden Gästen zu sorgen, ist das manchmal eine ganz schöne Organisationsaufgabe. Je nachdem, in welchem Rahmen die Bewirtung erfolgt, und wie oft so etwas vorkommt, kann das durchaus zu einer Herausforderung werden.

Werden nur Getränke serviert, ist es am besten, bei Mineralwasserflaschen auf die kleinen Halbliter-Flaschen zurückzugreifen, und an jeden Platz ein dazu passendes Glas zu stellen. Die Gläser sollten auf jeden Fall einheitlich sein, und bereits vor den Gästen auf den Plätzen stehen, gemeinsam mit passenden Servietten. Bei Heißgetränken, üblicherweise Kaffee und Tee, ist es hingegen am praktischsten, entsprechend dimensionierte Warmhaltebehälter zu verwenden, und das Kaffeegedeck nach Tassen, Untertassen, und Kaffeelöffeln getrennt neben den Warmhaltebehälter zu stapeln. Eine Tischdecke – oder zumindestens ein weißes Tuch – sollten auf jeden Fall unter den Gedecken liegen, nicht nur wegen der Optik, sondern auch wegen der Sauberkeit.

Für Tee hat es sich mancherorts eingebürgert, in den Warmhaltebehälter nur heißes Wasser zu geben, und dafür eine Auswahl an Teebeuteln zu offerieren – meiner Meinung nach eine sehr elegante Möglichkeit, sich Gästen gegenüber exquisit zu zeigen, und gleichzeitig den eigenen Arbeitsaufwand zu vereinfachen.

Milch und Zucker sollten in einigermaßen akzeptablen Gefäßen bereitgestellt werden – nichts ist schauerlicher als verklebte Flaschen mit Kaffeesahne, und Zuckerdosen mit klebrigen Kaffeespuren drin. Würfelzucker ist ohnehin auch für Gäste meist am praktischsten, anstatt freihand mit Löffeln hantieren zu müssen, um Zucker in die Tasse zu bekommen – und man kann ihn sogar elegant auf einem Dessertteller aufgestapelt anrichten.

Wichtig ist, auf jeden Fall rechtzeitig zu überprüfen, ob alles Benötigte auch tatsächlich vorhanden ist, die Warmhaltebehälter groß genug sind, und auch funktionieren, und die Gedecke und Gläser auch tatsächlich einheitlich sind. Alles was fehlt, muß ja zuvor noch besorgt werden, und Sie müssen auch noch die Zeit finden, das mit Ihrem Chef zu besprechen, und seine Zustimmung einzuholen.
Bei einem zugekauften kalten Buffet benötigt es dann natürlich noch zusätzliche Gedecke, Besteck und ausreichend Vorlegegeschirr, um das Buffet darauf anzurichten – aus praktischen Gründen greift man aber heute überall dort, wo es um mehr als Kaffee und Mineralwasser geht, bereits auf günstige Catering-Firmen zurück, die samt Geschirr und Besteck alles fertig anliefern und auch anrichten – und in manchen Fällen sogar die Gäste bedienen.

Sollten Sie wirklich einmal in die Zwangslage kommen, Gäste nicht nur bewirten, sondern auch bedienen zu müssen – sehr unwahrscheinlich – dann werden Sie sich wohl auch in aller Eile noch die Grundkenntnisse und die grundlegenden Fertigkeiten des Gastgewerbes in einem Crashkurs antun müssen. Aber normalerweise überlässt man solcherlei Dinge dann schon professionellen Caterern, die darin perfekt sind.

Perfektionismus ist nicht unbedingt notwendig – aber je besser und je stilgerechter die Bewirtung wirkt, desto besser sind das Licht, in dem die Firma und Sie selber stehen. Gerade bei solchen Anlässen können Sie sich sehr nachhaltig als unverzichtbarer Organisationsprofi bewähren, der die Dinge im Griff hat.