Getting Things Done im Sekretariat – Assistenz-Wissen.de

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Büromanagement im Griff



Getting Things Done im Sekretariat



Der GTD-Ansatz im Sekretariat

GTD – Getting Things Done. Klingt doch gut. Und das ist es auch – der Ansatz, der vor einigen Jahren vom Management-Profi David Allen entwickelt wurde, passt als Methodik perfekt in den modernen Büroalltag – obwohl er eigentlich ursprünglich dafür entwickelt wurde, ein ganzes stressreiches Leben zu organisieren. Kernstück der Methode ist es, den Überblick zu behalten, und vor allem den Kopf frei zu haben für alles was man gerade tut. Ohne dass einem Ideen, Aufgaben und Überlegungen in die Quere kommen. Es benötigt anfangs ein bisschen Selbstdisziplin, um wirklich dabei zu bleiben – aber es lohnt in jedem Fall.

Den allerersten Schritt bilden ein paar Überlegungen, über die Struktur Ihrer Arbeit: Jeder von uns hat bestimmte „Eingangskörbe“, die uns ständig mit neuen Aufgaben und Tätigkeiten beglücken – den Posteingang der Mailbox, die Post, Aufgaben oder Anfragen von Kollegen, vom Chef, telefonische Anfragen, die ein konkretes Handeln von uns verlangen, … Schreiben Sie auf ein Blatt einfach vollständig alle „Eingangskörbe“ Ihrer Arbeit und Tätigkeiten auf. Im Bereich der Büroarbeit sind das nicht ganz so viele wie im wirklichen Leben, aber immer noch einige. Lassen Sie sich ein wenig Zeit, und versuchen Sie wirklich an alles zu denken, was sie so im Lauf des Alltags mit Arbeiten überschüttet.

Wenn Sie Ihre „Eingangskörbe“ identifiziert haben, gehen Sie als nächstes daran, Ihre Liste zu vereinfachen.  Versuchen Sie die Zahl der „Eingangskörbe“ so weit wie möglich zu reduzieren. Das Mega-Mind ist dabei eine ganz gute Hilfe: beschliessen Sie, Telefonnotizen gleich direkt in Ihr Mega-Mind einzutragen, schnell zugerufene Aufgaben vom Chef ebenfalls. Wenn Sie Glück haben, haben Sie am Ende dann nur noch Ihren Posteingang und Ihr Mega-Mind als „Eingangskörbe“ für zu erledigende Arbeiten. Das ist überschaubar. Wenn noch ein zwei andere „Eingangskörbe“ übrig bleiben, ist das auch nicht schlimm – vor zu vielen sollte man sich aber tunlichst hüten: das ist ein fast garantierter Stressfaktor.

Bereit für den „Initial Step“ der Methode – die Initialzündung? Gut: Dann nehmen Sie ihre virtuellen Eingangskörbe, und drehen Sie sie um. Leeren Sie alles auf den Tisch, machen Sie einen Stapel aller irgendwie noch zu erledigenden Tätigkeiten. Dann leeren Sie den Inhalt Ihres Kopfes noch dazu auf den Stapel. Alles was irgendwie darin herumschwirrt, an Überlegungen, was Sie noch erledigen sollten, oder woran Sie noch denken wollten, alle Ideen, was Sie noch tun könnten. Egal ob Sie Sie jemals realisieren werden, oder nicht. Raus damit. Seien Sie unerbittlich. Halten Sie sich vor Augen, das alles, was nicht jetzt auf dem Stapel landet, niemals erledigt werden wird. Am  Ende sollte wirklich alles auf dem Stapel liegen, und nichts mehr in Ihrem Kopf. Zero. Nada. Zilch. Virtuell gesehen, natürlich.

Der Stapel ist höchst vorzugsweise Ihr Mega-Mind – das bietet sich dafür an, solche Mega-Listen zu beherbergen. Die ganze Aktion ist auch sehr empfehlenswert, wenn sich später einmal zwischendrin eine viel zu große Menge an Aufgaben angesammelt haben sollte, und Sie nur noch von einer Ecke in die andere hetzen. Wenn Sie die  Methode allerdings konsequent umsetzen, wird Ihnen das normalerweise nicht passieren. Aber man weiß ja nie.

Als nächstes nehmen Sie noch einmal schnell die Liste Ihrer „Eingangskörbe“ zur Hand, und überlegen, wann Sie welchen Eingangskorb wieder durchsehen müssen – und in welchen Intervallen. Das zu definieren ist nicht unwichtig – und hüten Sie sich davon, den Posteinang laufend im Auge behalten zu wollen: Das lenkt Sie garantiert immer von jeder konzentrierten Arbeit ab, und zerstört jegliche Konzentration und läßt Ihre Arbeitseffizienz garantiert einen riesengroßen Sprung nach unten tun. Probieren Sie es aus, wenn Sie es nicht glauben. Schalten Sie auch die automatische Benachrichtigung über eingehende Mails ab. Behalten Sie die Initiative, allein Sie bestimmen, wann Sie Ihren Posteingang überprüfen – niemand sonst. Bei sehr regem Mailverkehr, und wenn Sie auch für das Weiterleiten der Mails zuständig sind, können Sie ja halbstündlich einen Blick in den Posteingang werfen – stündlich reicht in den allermeisten Fällen allerdings ganz sicher aus. Halten Sie die Intervalle auf Ihrer Liste der Eingangskörbe daneben jeweils schriftlich fest – und halten Sie sich daran.

Nun wieder zurück zu Ihrer Mega-Liste. Mulmiges Gefühl im Bauch, bei dem riesigen Stapel? Keine Sorge, es ist alles halb so schlimm, wie es aussieht. Und halten Sie sich vor Augen – bisher haben Sie all das in Ihrem Kopf mit sich herumgeschleppt. Was für eine Entlastung.

Markieren Sie in Ihrer Liste jetzt alle Aufgaben, die dringend oder wichtig sind – mit einfachen Symbolen, oder mit farbigen Textmarkern. Es sollte möglichst schnell gehen, und deutlich erkennbar sein, wo dringende oder wichtige Tätigkeiten zu erledigen sind. Ziehen Sie neben Ihren Aufgaben eine Spalte, und versehen Sie sie mit „Tags“ – Hinweisen, um welche Art Tätigkeit es sich handelt, oder in welchen Bereich die jeweilige Tätigkeit gehört. Das kann Ihnen helfen, bei den nächsten Schritten dafür zu sorgen, dass sie möglichst alle dringenden Aufgaben jedes Bereichs erledigt haben, oder immer den wichtigsten Aufgaben in allen Bereichen Priorität einräumen, um so gleichmäßig vorwärts zu kommen, ohne einen Bereich zu vernachlässigen.

Nach allen diesen vorbereitenden Tätigkeiten kommen wir dann zum allerwichtigsten, zentralen Punkt der GTD Methode:  der Frage  „Was ist der nächste Schritt?“.

Sie können immer nur ein Ding auf einmal tun – und das sollte daher wohlüberlegt sein. Nehmen Sie sich Ihre Mega-Liste zur Hand, und stellen Sie sich die Frage. Überlegen Sie, was Sie jetzt sofort als Nächstes tun wollen, wählen Sie eine Aufgabe aus, und erledigen Sie sie. Vollständig. Dann haken Sie sie auf Ihrer Mega-Liste ab. Danach wenden Sie sich wieder der Liste zu, und suchen sich eine neue Aufgabe heraus. Es ist äußerst wichtig, sich jedes Mal die oben genannte Frage zu stellen – und jedes Mal eine klare Entscheidung zu treffen. Damit vermeiden Sie Stress – Sie arbeiten immer exakt nach den jeweiligen Prioritäten, ohne jedoch das Gesamtbild aus den Augen zu verlieren.  Wenn Sie zwischendrin Ihre „Eingangskörbe überprüfen, verlängert sich Ihre Mega-Liste immer wieder um ein Stückchen, aber das kann Sie dann nicht mehr berühren – Sie arbeiten immer nur am  wohlüberlegten nächsten Schritt.

So simpel die Methode auch klingt beim ersten Durchlesen – Sie ist dennoch hocheffizient und benötigt durchaus ein gutes Maß an Selbstdisziplin. Die Menschen, die darüber verfügen, gehören aber ausnahmslos zu denen,  die man im amerikanischen Sprachgebrauch „achiever“ nennt – hochproduktive Menschen, die in beinahe unglaublichem Tempo weiterkommen und mit absoluter Klarheit auf Ihre Ziele zustreben. Das Arbeitspensum, das sich mit dieser Methode – der alleinigen Konzentration auf den nächsten Schritt – innerhalb kürzester Zeit bewältigen lässt, ist wirklich erstaunlich. Gleichzeitig erhöht sich die Klarheit und die Zielsicherheit. Es gibt immer nur einen „nächsten Schritt“ – alles andere ist in dem Moment unerheblich. Machen Sie sich diese Methode zu eigen, und Sie werden selbst in kürzester Zeit über Ihre Fortschritte erstaunt sein.