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Informationsmanagement



Ihre persönliche Informationszentrale

Wie schon erwähnt, ist es unmöglich, alles im Kopf zu behalten, was neben den Routine-Arbeiten noch alles so anfällt. Sie brauchen also eine Informationszentrale – einen zentralen Punkt, wo Sie auf, einen Blick alle noch anstehenden Aufgaben im Blick haben, sehen bis wann Sie diese Aufgabe erledigen müssen, welche Priorität sie hat, und idealerweise auch gleich, wann Sie die Möglichkeit haben, sie zu erledigen. Das ist Ihr Mega-Mind – Ihr Informationssammelverzeichnis für alles, woran Sie denken müssen – um nicht an alles gleichzeitig denken zu müssen.
Verschiedene Organisationsansätze sind dabei mit ganz unterschiedlich aussehenden Mega-Minds herausgekommen – einer dieser Ansätze empfiehlt sogar, auf ein gutes, altes gebundenes Blanko-Buch dafür zurückzugreifen, um unserer altvertrauten Gewohnheit nach Stift und Papier nachzukommen, wenn es ums Notizenmachen geht. Aber egal was es ist – Ihr Informationssammelsystem hat nur eine wichtige Voraussetzung: es muss (für Sie) funktionieren! Und – natürlich – Sie müssen es benutzen. Immer. Und zwar für alles. Ein Mega-Mind, das die meiste Zeit nur herumliegt, ist so wie eine Reserve-Festplatte in der Schreibtischschublade. Keine besonders große Hilfe, wenn es darauf ankommt. Eher sogar noch kontraproduktiv.
Es kann eine Zeitlang dauern, bis Sie sich daran gewöhnen, wirklich alles zu notieren. Irgendwie haben wir anfangs oft ein leises Widerstreben in uns, wirklich all die Dinge aufzuschreiben – wir verlassen uns lieber erst mal auf unser Gedächtnis. Fakt ist aber, je mehr wir unser Denken entlasten, von all dem was wir noch zu tun haben, desto besser können wir es auf das richten, was wir jetzt gerade tun. Und das ermöglicht es, das, was wir tun, mit voller Konzentration, und damit sehr viel besser und schneller zu tun. Die Columbia-Universität in Amerika hat übrigens auch kürzlich in einer Studie festgestellt, dass sich allein und ausschliesslich auf das zu konzentrieren, was wir gerade tun, glücklicher macht und Stress enorm reduziert. Das wußten wir aber auch vorher schon. Oder haben es zumindestens geahnt.
Eine sehr gute Idee, die ich ebenfalls pflege, ist, das in Unternehmen ohnehin allgegenwärtige MS Outlook und seine Aufgabenfunktion als Mega-Mind zu verwenden. Erstens hat man es fast immer sehr schnell greifbar, wenn man am PC arbeitet. Durch die vielen Sortierfunktionen, die Funktion zur Eingabe von Deadlines aber auch Startzeiten für erst in der Zukunft beginnende Aufgaben sowie die Möglichkeit von farblichen Kennzeichnungen und das Hinzufügen von Fähnchen kann man in MS Outlook die noch anstehenden Aufgaben sehr schnell ordnen und organisieren. Wird mein Aufgabenpensum dann trotz allem einmal zu bunt und überbordend, verschiebe ich alle Aufgaben in den Kalenderbereich, und sortiere sie dort. Das verschafft gleichzeitig einen guten Überblick, was bis wann zu schaffen ist und reduziert den unbewußten Stress, alles irgendwie doch auf die Reihe kriegen zu müssen, ganz gewaltig.
Auch außerhalb von Windows gibt es für so ziemlich alle Betriebssyteme ein Programm, das eine ähnliche Funktion wie MS Outlook erfüllt. Es lohnt also auf jeden Fall, sich mit den Programmfunktionen sehr gut vertraut zu machen – solche Programme sind eine der besten Hilfen, die Sie kriegen können, wenn Sie nach einem guten Mega-Mind Ausschau halten.