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Mappensysteme



43 Mappenfächer – für die Wiedervorlage

In Zeiten wie diesen, wo fast alle wichtigen Dokumente ohnehin gescannt werden, oder als PC-Dokument vorliegen, spielt eine Wiedervorlage nur noch eine begrenzte Rolle. Es genügt in den meisten Fällen, sich in MS Outlook eine Notiz zu machen, mit dem jeweiligen Termin zu versehen, und die entsprechende Datei oder die entsprechenden Dateien damit zu verknüpfen. Das ist bei weitem der einfachste und unkomplizierteste Weg für die Wiedervorlage – darüberhinaus wird man auch in jedem Fall verlässlich durch die eingebaute Terminerinnerung von Outlook daran erinnert, dass mit dem jeweiligen Dokument noch etwas zu tun ist.
Wer noch mehr offline und mit Papierdokumenten zu tun hat, wird hingegen vom 43-Mappen-System sehr profitieren. Es eignet sich auch für Aufgaben, die man auf später verschiebt, oder ähnliches.
Basis des Systems sind 43 Ordner oder Schnellspann-Mappen – 12 davon mit den einzelnen Monatsnamen beschriftet, die übrigen mit Zahlen von 1-31. Die Einlage von Dokumenten in die Wiedervorlage erfolgt dann ganz einfach: Alles was noch den laufenden Monat betrifft, kommt in die Mappe mit dem jeweiligen Tag – also für den 19. September beispielsweise in die Mappe mit der Aufschrift „19“. Alles was weiter in der Zukunft liegt, kommt in den Ordner mit dem jeweiligen Monatsnamen. Auf diese Art und Weise kann man bis zu einem Jahr voraus Wiedervorlagen anlegen. Man braucht dann nur mehr jeden Tag die Mappe mit der Aufschrift des Datums zur Hand nehmen, und hat alle für den jeweiligen Tag geplanten Wiedervorlagen sofort zur Hand. An jedem Monatsersten nimmt man die Mappe mit dem Monatsnamen zur Hand und verteilt die darin enthaltenen Wiedervorlagen je nach Fälligkeit in die einzelnen Tage des laufenden Monats. Vom 2. bis zum 31. braucht man dann täglich nur die jeweilige Datumsmappe aufzuschlagen. Bearbeitete und erledigte Dokumente wandern dann sofort zurück in die Ablage.
Die einzige Schwierigkeit, die sich ergeben kann, ist, wenn man ein Dokument, das sich in der Wiedervorlage befindet, schnell einmal braucht, und nicht mehr genau weiß, zu welchem Datum die Wiedervorlage fällig war. Dann kann es passieren, dass man die Mappen alle durchsehen muß, was unter Umständen – wenn sie viele Wiedervorlagen enthalten – sehr zeitaufwändig sein kann. Das wird aber in den meisten Fällen nur extrem selten vorkommen – und meist hat man ja eine gute Vorstellung davon, wann ein Dokument in der Wiedervorlage in etwa fällig sein wird.
Der Möglichkeit, Wiedervorlagen in Outlook in Sekundenschnelle anzulegen, ist das Mappensystem von seiner Effizienz her allerdings deutlich unterlegen, und sollte daher wirklich nur noch dort Anwendung finden, wo es sich um Papierdokumente handelt, die auch Papierdokumente bleiben müssen, beispielsweise wegen einer darauf enthaltenen Original-Unterschrift, und nicht etwa einfach gescannt werden können, elektronisch weiterverarbeitet und im Bedarfsfall ausgedruckt, während das Original friedlich in der Ablage verbleibt.