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Meeting-Nachbereitung



Kein Meeting ohne Ergebnis – die Nachbereitung

Das wirkliche Ergebnis einer Sitzung, eines Meetings oder einer Besprechung zeigt sich erst wirklich, wenn die Nachbereitung abgeschlossen ist. Wenn Sitzungen und Meetings so kurz und zielstrebig wie möglich sein sollten, dann ist es Ziel der Nachbereitung, die Ergebnisse klar und transparent aufzubereiten. Klar und transparent bedeutet in diesem Fall, dass es konkrete Handlungsschritte gibt, die als Ergebnis der Besprechung auf dem Tisch liegen. Die zentrale Frage bei der Nachbereitung lautet also daher: „Wer macht was bis wann?“

Sehr oft werden Besprechungen mit lockeren Zusammenkünften verwechselt, bei denen jeder seine Meinung auf den Tisch knallt, und sie versucht, gegen die anderen anwesenden Meinungen im Sitzungssaal durchzusetzen. Mit produktiver Arbeit hat das allerdings nur wenig zu tun. Auf dem Jahrmarkt der persönlichen Eitelkeiten ist kein Blumentopf zu gewinnen – und schon gar nicht ein gemeinsamer Weg zu entwickeln, auf dem unter Beteiligung aller Anwesenden ein Ziel – was immer das ist – erreicht werden kann.

Als Sekretärin oder Assistentin ist man selten in der Position, moderierend oder lenkend auf die Besprechung einzuwirken – das bleibt höher Gestellten vorbehalten. Bei der Nachbereitung einer Besprechung ist man jedoch üblicherweise immer gefordert, die „konkreten Ergebnisse“ festzuhalten. Und die gute Frage ist dann, wo in diesem lauten, chaotischen Durcheinander dann plötzlich die konkreten Ergebnisse zu suchen wären.

Grundsätzlich – und dieser Ansatz ist der allerförderlichste Unternehmensgrundsatz, den es gibt – etwas nur durch konkretes Handeln erreichbar. Nichts, aber auch gar nichts anderes bringt einen wirklich auch nur den kleinsten Schritt weiter – außer das, was ganz konkret unternommen wurde. Das sind die „konkreten Ergebnisse“, die Sie in diesem lauten Durcheinander gesucht haben.

Wenn Sie Protokoll schreiben müssen – und das nicht wörtlich verlangt wird – sind Sie gut beraten, sich auch den Teil über Besprechungsplanung noch einmal gut durchzulesen – und sich die in unserem Downloadbereich frei verfügbaren Formulare zu Besprechungsvorbereitung, Tagesordnung und Besprechungsnachbereitung noch einmal genau ansehen.
Sie können mit dem Formular zur Besprechungsnachbereitung bereits während der Besprechung beginnen -. halten Sie einfach die Tagesordnungspunkte – oder die Punkte die zusätzlich noch auftauchen – einzeln fest, notieren Sie die Statements der einzelnen Teilnehmer, ihre Einwände, und – ganz wichtig! – die von den einzelnen Teilnehmern zur Unterstreichung ihrer Position beigebrachten Unterlagen. Ein paar Stichworte reichen dafür meist aus, allerdings sollte klar hervorgehen, welche Position wer einnimmt – und mit welcher Begründung. Diese Dinge gleich während der Besprechung so wie auf dem Formular zu notieren, ermöglicht Ihrem Chef oder den Moderator auch gleichzeitig, wenn alles in alle Richtungen zu entgleiten droht, noch einmal zu rekapitulieren und die Besprechung wieder auf die Linie einer konkreten Entscheidung zu bringen.

Am Ende steht aber bei jedem Besprechungspunkt immer ein „wer macht was bis wann?“ – oder auch mehrere. Und wenn es nur ist, „Herr Müller stellt die Analyse der Verkaufszahlen noch einmal als Auswertung einzelner Verkaufsgebiete neu zusammen, und anhand der dann vorliegenden Information wird der Punkt noch einmal neu besprochen…“ Auch das ist ein konkretes Ergebnis, weil es eine (in dem Fall ja mehrere) konkrete Handlung(en) beinhaltet.

Wenn Sie das Formular auf Ihren Laptop laden, und gleich tippend ausfüllen, haben Sie bereits eine Minute nach Besprechungsende ein fertiges, sauberes Protokoll, das dann gleich per Mail an alle Teilnehmer gehen kann. Das ist insofern wichtig, als das alle Teilnehmer sich dann auch sofort um die Umsetzung der in der Besprechung vereinbarten konkreten Handlungen kümmern können. Die Motivation und der Elan dazu nehmen erfahrungsgemäß innerhalb einiger Stunden rasant ab – also immer besser gleich.

Besprechungsprotokolle sind übrigens ebenfalls Dokumente über den Geschäftsverlauf – auch wenn sie in vielen Unternehmen eher stiefmütterlich behandelt werden, und gern ein wenig vernachlässigt werden. Es ist aber gesetzlich jedenfalls gefordert, hinreichend zu dokumentieren, wie geschäftswichtige Entscheidungen jeweils zustande kamen, wer daran beteiligt wahr, und wer sich gegen einzelne Entscheidungen verwehrt hat. Also nicht ganz unwichtig also – und in jedem Fall aufbewahrungspflichtig.

Eine gute Besprechungsnachbereitung ist mindestens ebenso wichtig, wie die Besprechung selbst – nur wenn danach jeder klar weiß, was er zu tun hat, damit ein Ziel erreicht, oder ein Hindernis beseitigt werden kann, war die Besprechung ihre Zeit wert und hat ein klares, der Firma förderliches Ergebnis gebracht. Auf alle Fälle wichtig also.