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Outlook für die interne Kommunikation



Outlook für die interne Kommunikation einsetzen

Zusammenarbeit erfordert Kommunikation – im Sinne einer effizienten Zusammenarbeit ist es aber wichtig, die notwendige Kommunikation so gering und unaufwändig wie möglich zu halten. Mit der heutigen modernen Technik sind viele Verbesserungen möglich – genutzt werden sie in der Praxis immer noch selten – leider.
So ist zum Beispiel MS Outlook nicht nur ein Kalender und ein Mailprogramm – sondern auch ein ziemlich gut funktionierendes „Collaboration Tool“. Mühsame und zeitraubende Terminabstimmungen entfallen, wenn jeder Mitarbeiter seine Termine und Sperrzeiten, Urlaube, Abwesenheiten und ähnliches in den Kalender einträgt – dann ist für jeden auf einen Blick sichtbar, zu welchem Zeitpunkt alle Besprechungsteilnehmer verfügbar sind. Das Versenden einer „Besprechungsanfrage“ in MS Outlook kostet erheblich weniger Zeit, als jeden Teilnehmer einzeln zu kontaktieren und rückzufragen. Das geht im übrigen auch mit Teilnehmern ausserhalb des eigenen Netzwerkes, und erfordert jeden Teilnehmer nur einen einzigen Klick, um zuzustimmen. Der Termin der Besprechung wird dann automatisch gleich fix in deren Kalender eingetragen, und kann nicht mehr vergessen werden. Und Sie sehen zu jedem beliebigen Zeitpunkt sofort auf einen Blick, wer alles bereits zugesagt hat. Die Zusage funktioniert übrigens sogar fast immer auch mit Teilnehmern, die kein Outlook verwenden – und es gibt darüberhinaus auch für andere Betriebssysteme Programme, die dasselbe können. Diese Art der Terminabstimmung und Besprechungsplanung zu nutzen erspart sehr viel Zeit und überflüssige Kommunikation – das kommt allen Beteiligten zugute.
Eine weitere, noch sehr viel weniger genutzte Funktion in MS Outlook ist die Möglichkeit, Aufgaben oder Aufgabenanfragen jemand anders zuzuweisen. In den meisten Fällen werden dafür Mails geschrieben, was einerseits sehr viel mehr Zeit kostet und andererseits den Nachteil hat, dass Sie nie genau sagen können wann Ihr Gegenüber die Mails in seinem Posteingang tatsächlich durchsieht. Wenn Sie von jemandem möchten, dass er etwas tut – schicken Sie ihm doch einfach eine Aufgabenanfrage. Sie können mit ein paar Klicks ganz genau spezifizieren was Sie bis wann brauchen würden, und sogar die entsprechende Datei anhängen. Ihr Gegenüber wird mit einem Popup benachrichtigt, kann die Aufgabenanfrage annehmen und die Erledigung markieren. Beides sehen Sie jeweils in Echtzeit – ein zeitraubendes Nachfragen oder Erinnern entfällt, und Sie haben alles jederzeit unter Kontrolle. Viele scheuen unbewußt davor zurück, solche Funktionen exzessiv zu nutzen, weil sie sie für unhöflich oder unpersönlich halten – das ist aber nur ein persönliches Vorurteil: es ist die effizienteste Art und Weise, jemanden zu ersuchen, etwas Konkretes zu erledigen. Und dauert nicht einmal ein Drittel der Zeit, ein Mail zu schreiben, bei dem man überdies nicht so genau weiß, wann der Angesprochene es liest, wann erdarauf reagiert, und wann er die Anfrage dann tatsächlich in Bearbeitung hat. Mit der Aufgaben-Zuweisen-Funktion von Outlook sieht man alle diese Dinge sofort auf einen Blick. Sogar ohne Klicken zu müssen.
Tatsächlich haben viele Studien über effizientes Unternehmensmanagement immer wieder festgestellt, dass interne Mailkommunikation nicht nur zu den größten Zeitfressern und Effizienzbremsen während der täglichen Arbeit gehört, sondern auch mit Abstand zu den größten Stressfaktoren – man kann sich auf nichts wirklich konzentrieren, wenn man ständig ein halbes Auge auf den Posteingang gerichtet halten muss – während hingegen die zeit- und nervenschonenden „Collaborative Tools“ nur sehr, sehr spärlich genutzt werden. Dabei wäre es doch eigentlich gerade ein Gebot der Höflichkeit, den anderen so wenig wie möglich in seiner eigenen Arbeit zu stören und seine Nerven zu schonen.