Outlook: Zusatzfunktionen der Aufgabenliste – Assistenz-Wissen.de

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Outlook: Zusatzfunktionen der Aufgabenliste



Zur Sortierfunktion ist zu sagen: Bevorzugen Sie es, Bereich durch die Funktion Gruppieren zusammenhalten, Kategorien beispielsweise, die Sortierung in den Bereichen nach wichtig oder dringend allerdings besser mit der Sortierfunktion einzurichten. Auf diese Art und Weise erhalten Sie die bestmögliche Übersicht, Zusammenhängendes wird auch zusammengehalten, und sie können sehr einfach die Gruppierfunktion ausschalten, und die wichtigen und dringenden Aufgaben werden dennoch sortiert, und stehen – alle zusammen – immer noch oben.

Sie können Aufgaben auch in Ihrem Kalender als Termine anzeigen lassen, oder umwandeln, wenn Sie ein Startdatum eingeben – auf diese Art und Weise läßt sich aus einer Aufgabensammlung schnell ein passabler Arbeitsplan erstellen. Gerade in „Druckzeiten“ sieht man so, was zeitlich noch machbar ist, und was verschoben werden muss – man kann dann sofort im Kalender über die Drag-and-Drop-Funktion verschieben,  und jederzeit genau sagen, was wann fertig sein wird. Chefs lieben so etwas.

Gewöhnen Sie sich auch an, alle relevanten Informationen zur Erledigung einer Aufgabe gleich mit einzugeben: wenn Sie jemanden anrufen müssen, schreiben Sie die Telefonnummer dazu, wenn Sie ein Dokument oder eine Datei bearbeiten müssen, verlinken Sie sie gleich mit der Aufgabe. Sie brauchen dann, wenn Sie die Aufgabe öffnen,  gleich damit beginnen, ohne noch lange suchen zu müssen. Die wenigen Minuten, die Sie mit dieser kleinen Gewohnheit sparen, summieren sich im Lauf eines Jahres zu Stunden – und das ist es nicht wert. Sie haben die Dinge, an denen Sie arbeiten, damit auch immer griffbereit – nämlich in Outlook. Und immer alles auf einen Klick bereit zu haben, ist ein sehr überzeugendes Zeichen von Effizienz – auch für Ihren Chef.

Was Sie hingegen weniger in Anspruch nehmen sollten, ist die Terminerinnerungsfunktion: Wie schon beim Thema GTD besprochen, sollten Sie selber aktiv entscheiden, wann Sie etwas überprüfen oder durchsehen – das ständige Gebimmel und die Pop-ups sind ein Klasse-1-Stressfaktor, und der absolute Killer für jeden konzentrierten Arbeitsansatz. Verwenden Sie diese Funktion wirklich nur dann, wenn es unbedingt sein muß.