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Prioritäten setzen



Wichtig oder dringend? – die Sache mit den Prioritäten

Klar – wichtig ist nun mal alles. Und dringend ist all das, was jemand sofort erledigt haben will. Wirklich?
Jedenfalls sind diese Kriterien nicht besonders objektiv. „Wichtig“ ist zuerst einmal all das an Aufgaben, was schwerwiegende Folgen hat, wenn es nicht erledigt wird – für Sie oder für die Firma. Und „dringend“ sind die Dinge, die schwerwiegende Folgen für Sie oder für das Unternehmen haben, wenn sie nicht sofort erledigt werden. Die meisten Menschen verwechseln diese beiden Dinge immer wieder. Dabei ist es essentiell, den Überblick über seine Prioritäten zu behalten – nur dann kommt man vorwärts.
Wichtige Dinge haben immer Priorität vor weniger wichtigen, dringende Dinge haben Vorrang vor – allen anderen. In der Praxis ist das – gerade in der Assistenz – nicht immer leicht abzuschätzen, welche aufgetragenen Aufgaben nun wichtiger sind als andere, bei der Dringlichkeit ist das meist weniger schwer abzuschätzen. Das liegt daran, weil auch Chefs oft nicht wirklich zwischen „dringend“ und „wichtig“ unterscheiden können. Sie für sich selbst sollten über diese Fähigkeit allerdings verfügen. Sie ermöglicht Ihnen eine gute Orientierung, wenn es um das Planen Ihrer Aufgaben geht, und gibt Ihrem Chef die Gewißheit, dass Sie alles im Griff haben, und er sich auf Sie verlassen kann, dass alles ruhig und zeitgerecht erledigt wird.
Sie können zwar davon ausgehen, dass es „wichtig“ ist, eine Rechnung an einen Kunden zu schreiben – anders würde die Firma ja irgendwann pleite gehen – aber im Normalfall nicht so dringend, dass es exakt in dieser Viertelstunde sein muß. Von Ausnahmen jetzt einmal abgesehen. Hingegen ist es sehr viel dringender, am Freitagnachmittag noch schnell beim Catering fünf zusätzliche Gedecke zu bestellen für das Meeting Montag früh. Da steckt ein Prinzip dahinter – bemerkt?
Einer der großen Amerikaner des letzten Jahrhunderts, Eisenhower, hat seine gesamte Präsidentschaft nach dem Prinzip organisiert – und ist damit sehr gut gefahren. Präsidenten haben normalerweise sehr viel zu tun, mehr als sie oft schaffen können, und sein Prinzip hatte ihm ermöglicht, immer klare Prioritäten zu setzen. Es geht wie folgt:
Man ordnet jeder Aufgabe eine Priorität zu – und zwar:
A… dringend und wichtig
B… dringend und weniger wichtig
C…wichtig und weniger dringend
D…weniger wichtig und weniger dringend
Das mag auf den ersten Blick etwas verwirren – mit nur ein klein wenig Übung gewöhnt man sich aber daran, automatisch zuerst die A-Aufgaben auf seiner Liste zu erledigen und voranzustellen, und ganz allgemein die Dinge nach Prioritäten zu ordnen. Zwischen den B- und C-Aufgaben sollte ein gewisses Gleichgewicht herrschen, D-Aufgaben kommen immer ganz zum Schluß. Auf diese Art und Weise haben Sie immer alles in einer sinnvollen und effektiven Reihenfolge erledigt, das Wichtige ist immer getan. Wenn Sie immer nur „dringende“ Aufgaben erteilt bekommen, sollten Sie vielleicht auch einmal mit Ihrem Chef sprechen – um die wirklich „wichtigen“ Dinge herauszufinden, und die bevorzugt behandeln zu können. Sie dürfen sich da ruhig etwas auf die Füsse stellen, wenn es sein muß – schließlich ist es ihre Arbeit. Übrigens: im Durchschnitt sind es bereits 20% der wichtigsten Aufgaben, die schon 80% des Ergebnisses bringen – dieses Prinzip hat der italienische Volkswirtschafter Pareto im letzten Jahrhundert entdeckt – und das gilt noch heute…