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Protokolle schreiben



Protokolle gut verfassen

Wenn Ihr Chef nicht gerade ausdrücklich ein wortwörtliches Protokoll des gesamten Meetings von Ihnen verlangt, sind Sie mit dem Formular „Besprechungsnachbereitung“, das Sie im Downloadbereich finden, fast immer sehr gut bedient. Sie können es gleich während der Besprechung benutzen, um es mit den Besprechungsergebnissen zu füllen, und ersparen sich so auch eine lange und mühevolle Nachbereitung. Gleichzeitig ist es für alle Besprechungsteilnehmer ein sofort nach der Besprechung verfügbares, klare Handlungssschritte enthaltendes Dokument, das gleichzeitig umfassend das Ergebnis der Besprechung dokumentiert.
Sollten Sie trotzdem ein möglichst wörtliches Protokoll des Besprechungsverlaufs verfassen müssen, bleibt Ihnen ohnehin nichts anderes übrig, als, wenn Sie Steno beherrschen, mitzustenografieren, und das Geschriebene dann einigermaßen geordnet zu übertragen, oder ansonsten ein Tonband zu verwenden, und den Inhalt dann abzutippen. Solche Protokolle müssen von Rechtswegen immer Ort, Datum, eingeladene und davon anwesende Sitzungsteilnehmer sowie Beginn- und Endzeit enthalten, und nach Tagesordnungspunkten überschriftsmäßig gegliedert sein. Wenn Sie allerdings Stenografie und Phonotypie beherrschen, wissen Sie ohnehin, wie das korrekte Abfassen von Protokollen geht.
In der Praxis sind solche Protokolle allerdings schon selten geworden – der Sinn von Besprechungen liegt einfach zumeist mehr darin, ein Ergebnis oder eine Strategie-Abstimmung zu erreichen, und dafür braucht es meist kein wörtliches Protokoll. Allenfalls etwaige gravierenden Einwände einzelner Sitzungsteilnehmer sollten, zum Zweck der späteren Dokumentation, in jeder Art von Protokoll deutlich festgehalten werden. Protokolle sollten jedem Besprechungsteilnehmer möglichst rasch nach Ende der Besprechung zur Verfügung stehen, um eine rasche Umsetzung der Ergebnisse zu ermöglichen.