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Störungen und Zeitdiebe



Störenfriede und Zeitdiebe – und wie man ihnen den Kampf ansagt

Nach all den Beiträgen über Selbstorganisation und effizientes Arbeitsmanagement wird es auch einmal Zeit, sich mit all denen zu befassen, die einem grundsätzlich immer einen Strich durch die Rechnung zu machen scheinen: den Störenfrieden und den Zeitdieben. Das können einerseits Menschen sein, die als Kollegen sehr viel von Kommunikation halten – vorzugsweise dann, wenn Sie eigentlich dringend etwas zu tun hätten – aber auch ein Chef, der nicht weiß, was er will, das aber grundsätzlich immer gestern, aber auch ineffiziente Arbeitsprozesse, schlechte Kommunikation oder eigene Schwächen.

Grundsätzlich gilt: So lange Sie sich an die Ratschläge zur optimalen Selbstorganisation halten, die bisher hier gegeben wurden, werden Sie Ihre Arbeit immer hocheffizient, zielgerichtet und schnell erledigt haben – außer es macht Ihnen jemand einen Strich durch die Rechnung.

Mit Chefs, die im Grunde nicht wissen was Sie wollen (und Sie werden sich wundern, so selten sind die gar nicht) ist das so eine Sache. Einerseits ist der Chef der Chef, eben weil er etwas zu sagen hat, andererseits: wenn er selber schon nicht weiß, was er genau will – wie soll das dann jemand jemals zu seiner Zufriedenheit erledigen können?  Der beste Ratschlag ist in jedem Fall, sich auf die Grundregeln effizienter Kommunikation zu beziehen, und auf jede undeutlich gemurmelte, nebulöse Antwort mit einer Bastonade von W-Fragen zu kontern: Was genau? Auf welche Art? Bis wann? Wieviele? … und ähnliches – und zwar bis Sie wissen, was Sie wissen müssen. Haben Sie ruhig ein bisschen Selbstvertrauen – nur wenn Sie eine klare Vorstellung haben, was man gerade von Ihnen will, können Sie auch vernünftig arbeiten. Die meisten Chefs sehen das mithin auch ein, und bessern sich sogar mit der Zeit im Hinblick auf unklare Anweisungen, wenn man Sie mit seinen Fragen immer wieder freundlich dran erinnert  – manche hingegen bleiben stur ein Leben lang ihrer eigenen Unklarheit treu. Wenn Sie tatsächlich auch auf mehrmaliges Nachfragen keine klaren Antworten bekommen, werden Sie wohl dennoch zwangsläufig mit dem arbeiten müssen, was Sie aus ihm herausbekommen haben. Sie dürfen dann aber freundlich jegliche Kritik am Ergebnis mit gutem Gewissen zurückweisen – was man Ihnen nicht mitteilt, können Sie ja nicht wissen. Für Mitarbeiter, die von Ihnen etwas brauchen, gilt natürlich dasselbe.

Eine sehr gute Möglichkeit, solchen Zeitdieben und Ärgernissen ein bisschen den Kampf anzusagen, ist, mit Aufgabenzuweisungen zu arbeiten – das geht schneller, und kontrollierter, und zwingt den Auftraggeber wenigstens einigermaßen präzise anzugeben, was er will, wie er es will und bis wann er es will.

Kollegen, die gerade wenig zu tun haben, und das vorzugsweise in der Nähe Ihres Tisches tun, um ein paar freundliche Worte und etwas Plausch aufzuschnappen, sind hingegen ganz ein anderes Problem. Jemanden klar darauf hinzuweisen, dass man gerade zu arbeiten hat, ist nicht immer ganz leicht – manchmal neigt der Betreffende dazu, dies als tiefe persönliche Kränkung aufzufassen und mordsmäßig sauer zu sein – und das kann eine Menge negativer Folgen nach sich ziehen. Es erfordert sehr viel Feingefühl und Takt, mit solchen „Störungen“ umzugehen – eine der besten Möglichkeiten ist immer noch, selber die Initiative zu ergreifen, und selbst eine Arbeitspause festzusetzen, in der man mit dem freundlichen Kollegen dann mal schnell nett einen Kaffee trinkt. Manchmal funktioniert das. Dann hat der liebe Kollege wenigstens etwas, auf dass er sich freuen kann, an seinem langweiligen Arbeitstag, und Sie werden nicht ganz aus Ihrer Arbeit herausgerissen. Diese Art von hochkommunikationsfreudiger Unternehmenskultur als nur schwer abzustellendes Übel findet sich vermehrt in großen, alt eingesessenen Unternehmen und vor allem ehemaligen Staatsbetrieben. Dort bleiben wirklich nur absolute Außenseiter von diesem immer wieder auftretenden störenden Phänomen verschont.

Was aber, wenn Sie selber Ihr eigener, und bester Störenfried sind? Mangelnde Konzentration, die Neigung, Aufgaben vor sich herzuschieben, oder die Überwindung, mit etwas wirklich anzufangen, verschwinden meistens von selbst, wenn man sich die schon besprochenen Organisationstechniken zu eigen macht. Wenn Sie dennoch bemerken, dass Sie zum Aufschieben neigen, einzelnen Aufgaben aus dem Weg gehen, oder gerne einfach mal „Pause machen“, auch mal länger, dann sollten Sie in einer stillen Stunde einmal mit sich zu Rate gehen. Fragen Sie sich, ob Ihnen Ihre Arbeit Spass macht, ob Sie selber Ihren Beitrag für die Arbeit der Firma als wichtig einschätzen – seien Sie ehrlich zu sich selber, auch wenn Ihnen die ehrlichen Antworten vielleicht im  ersten Moment nicht gefallen, und Sie kurzfristig in tiefste Existenzängste stürzen – weil man doch etwas „tun muß“. Das stimmt beileibe nicht immer – und man hat immer die Wahl, auch wenn man gerade keine Alternative sieht, gibt es immer eine. Wenn Ihnen Ihre Arbeit keinen Spaß macht, oder wenn es etwas gibt, was Sie auf jeden Fall lieber tun würden, dann überlegen Sie, ob es einerseits in Ihrer Firma etwas gibt, für das Sie sich mehr begeistern könnten – Sie werden staunen, aber das ist sogar sehr oft der Fall, und oft mit ein, zwei Gesprächen mit dem Chef zu klären – oder ob Sie anderswo suchen müssen. Ihre absolute Ehrlichkeit zu Ihnen selbst ist aber in jedem Fall eine grundlegende Notwendigkeit dabei.

Wenn es nur um einzelne Bereiche, oder Tätigkeiten geht, fragen Sie sich, woran das liegt – gibt es Tätigkeiten, die Ihnen unangenehm sind (wie etwa sich mit der Beschwerde eines aufgebrachten Kunden zu befassen), oder vor denen Sie Angst haben, oder bei denen Sie sich unsicher fühlen? Versuchen Sie herauszufinden, was es ist, was genau Sie nicht mögen, und versuchen Sie dann, eine Lösung zu finden. In manchen Fällen liegt der Schlüssel schon darin, dass man die Dinge noch einmal durchdenkt, und irgendwann dann feststellt, dass seine ursprüngliche Beurteilung der Situation vielleicht doch so nicht stimmt – sehr häufig ist das der Fall, wenn es um eine ziemliche weit verbreitete Abneigung gegen das Verkaufen geht, ob am Telefon oder anderswo. Je nach persönlicher Einstellung kann das auch eine sehr befriedigende, herausfordernde und spannende Tätigkeit sein.

Wann immer Sie in einem dieser Punkte feststellen, dass er zutrifft, sprechen Sie auch ehrlich mit Ihrem Chef darüber. Die meisten Chefs sind für ehrliche Gespräche durchaus zu haben, und bereit, mit Ihnen auch im Rahmen der Firma Möglichkeiten zu suchen – und es ist besser, ehrlich miteinander zu reden, als erst täglich wegen mangelnder Arbeitsleistungen getadelt werden zu müssen.