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Büromanagement im Griff



Tagesplanung



Ihr ganz persönlicher Tagesplan – und Stress war gestern

Beim Thema Terminmanagement streifte uns ja kurz der Gedanke, dass Termine sehr viel überschaubarer und leichter zu handeln sind, als Aufgaben. Darauf wollen wir hier noch einmal zurückkommen. In der Liste der täglich anfallenden Aufgaben finden sich sehr viele, immer wiederkehrende Routine-Tätigkeiten. Sie beantworten E-Mails, scannen Dokumente, überprüfen den Posteingang, erledigen die Korrespondenz, … Alle diese Dinge haben eines gemeinsam: Sie finden in regelmäßigen Abständen immer wieder statt.
Wenn Sie eben diese Dinge benutzen, um Ihren Arbeitstag zu strukturieren, wird er wesentlich überschaubarer, produktiver und stressfreier. Nehmen Sie sich nun einmal ein paar Minuten Zeit, und machen Sie eine Liste der Routine-Tätigkeiten, die Sie immer wieder ausführen müssen. Schreiben Sie auch die Dinge auf, die Sie vielleicht nur einmal in der Woche tun müssen. Dann nehmen Sie einen Kalender zur Hand, oder öffnen MS Outlook, und versuchen, diesen Routine-Tätigkeiten einen festen Platz in Ihrem Arbeitstag zu verschaffen. Schwierig? Durchaus möglich. Das liegt daran, dass wir normalerweise nicht gewöhnt sind daran, strukturiert zu denken. In unseren Gedanken herrscht von Natur aus immer ein bisschen Durcheinander aus Dingen, die wir noch machen sollten, aus Dingen, die gerade wichtig sind, und aus Dingen, die uns eben gerade so eingefallen sind. Haben wir unseren Arbeitstag aber strukturiert, und die Struktur in einem Kalender festgehalten, und nach ein paar Wochen verinnerlicht, können wir eine ganze Menge des unproduktiven, energiefressenden Gedanken-Wirrwarrs abstellen und mit den Gedanken hundert Prozent bei dem sein, was wir gerade tun. Das spart eine Menge ansonsten unnütz verschwendeter geistiger Energie, macht die Arbeitstage insgesamt ruhiger und stressfreier, und gibt einem das Gefühl, dass alles seinen festen Platz hat, und die ruhige Gewissheit, dass alles in Ruhe zu schaffen ist. Den Kalender vor sich zu sehen, ermöglicht darüberhinaus, auch bei den anstehenden Aufgaben im Mega-Mind besser abzuschätzen, was wann erledigt werden kann, und gleich zuzuordnen. Sie können praktischerweise die anstehenden Aufgaben gleich in die Leerräume zwischen den Routine-Tätigkeiten schieben, und haben so alles sofort geplant. Das kann ein sehr produktiver Weg sein, und man sieht sofort auf einen Blick, was noch „Platz hat“.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Dinge sehr viel schneller von der Hand gehen, wenn man sie am Stück erledigt. E-Mails am Stück zu beantworten oder weiterzuleiten geht sehr viel schneller, als dazwischen noch ein Telefonat zu erledigen oder eine Internet-Recherche durchzuführen. Je eher Sie bei gleichartigen Tätigkeiten bleiben, desto schneller werden Sie sie erledigen können. Das spart wertvolle Zeit und bringt gleichzeitig eine Menge Geistesruhe. Manchmal ist es auch sinnvoll, nach eher „toten“ Zeiträumen, wie etwa der Mittagszeit, Ausschau zu halten, um dort relativ ungestört einige Routine-Arbeiten am Stück erledigen zu können.
Wundern Sie sich nicht, wenn man Sie bereits nach kurzer Zeit für Ihre ruhige, gelassene und organisierte Art bewundert – für Mitarbeiter und Kollegen, die immer noch wie die Lifte im Treppenhaus nach dem FIFO-Prinzip arbeiten (First-In-First-Out) sind Sie dann immer sowas wie ein sehr beeindruckender Fels in der Brandung.