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Terminmanagement



Termine, Termine,…

Aufgaben, die zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt ausgeführt werden, sind per definitionem Termine. In der Mehrzahl ist – außer in hohen leitenden Positionen – der Arbeitsalltag eher von Aufgaben, denn von Terminen bestimmt – was auch die Herausforderung an das eigene Selbstmanagement darstellt. Was uns zu einer interessanten Überlegung führt: hätten wir weniger Aufgaben, sondern mehr Termine, wäre unser Arbeitstag sehr viel überschaubarer und klarer strukturiert. Termine sind nämlich sehr viel leichter zu handeln, als Aufgaben. Das – seit der Bronzezeit immer noch – geläufige und bisher ungeschlagene Werkzeug zur effizienten Verwaltung derselben ist ein Kalender. Wenn man ihn auch benutzt. Wie beim Mega-Mind ist es auch bei Kalendern wichtig, dass alles drinsteht. Das klingt jetzt zwar ein bisschen abgedroschen – man kann es aber gar nicht oft genug betonen – die Praxis zeigt nämlich in etwa 87% der Fälle das exakte Gegenteil.
Wenn Sie zusätzlich zu den eigenen Terminen auch die Termine der Geschäftsführung oder der Außendienstmitarbeiter zu verwalten haben, lohnt sich in jedem Fall die Einrichtung eines freigegebenen Kalenders. Das heißt, alles was ein bestimmter Mitarbeiter in seinen Kalender einträgt, ist auch für Sie sofort einsehbar und umgekehrt. Das erspart eine Menge hin und her und ist eine sehr effiziente Art der Kommunikation. Selbst wenn es nur um zwei oder drei Mitarbeiter geht, hat sich das bewährt. Wichtig ist auf jeden Fall auch vorher abzuklären, welche Zeiten Sie verplanen dürfen – und welche Zeiten freigehalten werden müssen. Darüberhinaus ist der Einsatz solcher „Collaboration Tools“ auch eine sehr effektive Möglichkeit, innerbetriebliche Abläufe zu beschleunigen und zu vereinfachen. Näheres dazu finden Sie auch im Bereich „Kommunikation“ auf unserer Seite.
Ebenfalls wichtig zu beachten ist, dass Termine nicht nur einen Anfangspunkt, sondern auch eine gewisse Dauer haben, die man berücksichtigen muss, aber wohl nicht immer ganz genau abschätzen kann. Einen Termin nahtlos an den anderen zu setzen ist nicht sehr praktikabel – das führt fast immer unweigerlich zu Chaos. Grundsätzlich gilt, dass ein durchschnittlicher Arbeitstag nicht mehr als 65% durch Termine verplant sein sollte, um die nötige Flexibilität zu behalten, noch Verschiebungen durchführen zu können. Bei 8 Stunden sind das also etwa 5 Stunden.
Darüberhinaus gilt es je nachdem auch zu berücksichtigen, wo geplante Termine stattfinden, um gegebenenfalls auch eventuelle Fahrtzeiten berücksichtigen zu können. Bei „außer-Haus“-Terminen ist es also sinnvoll, auch den Ort zu vermerken, um die nötige Anreise und die Dauer des Rückweges abschätzen zu können.
Eine gute Terminplanung engt auch – entgegen immer wieder geäußerten Befürchtungen – nicht ein, sondern ist vielmehr eine sehr gute Orientierungshilfe, um den Arbeitstag zu strukturieren, und effektiv zu arbeiten. Die zwischen den Terminen frei werdenden Leerräume können für kleinere Aufgaben effektiv und geplant genutzt werden – so wird auch die Arbeitszeit insgesamt wesentlich produktiver.