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Textblöcke nutzen



Geschäftskorrespondenz schneller schreiben mit Textblöcken

Die Korrespondenz zu führen mit Kunden, anderen Unternehmen, Lieferanten und Ämtern ist eine der Hauptaufgaben des Sekretariats. Und eine der zeitaufwändigsten. Grund genug, hier zu vereinfachen, was nur irgend geht. Neben den meistens schon vorhandenen Vorlagen für Rechnungen, Mahnschreiben und Angebote, die meist bereits als Vorlagendokument vorhanden sind, oder aus bestimmten Programmen heraus automatisch erzeugt werden, gibt es aber jede Menge anderer Geschäftsanlässe, in denen noch selbst formuliert werden muss.
Ist ein Corporate Wording bereits vorhanden, kann man aus den meisten Standardformulierungen schnell Textblöcke bauen, die sich dann per Mausklick oder Buchstabenkürzel einfügen lassen – oder für häufiger verwendete Schreiben auch gleich separate Dokumentvorlagen anfertigen. Die meisten Textverarbeitungsprogramme haben allerdings auch eine sehr einfach zu benutzende Kürzelfunktion eingebaut, die einem unter Umständen eine Menge Tippen ersparen kann: das automatische Ersetzen. Man kann beliebig lange Textteile dabei eingeben, und durch eine bestimmte Buchstabenkombination automatisch bei Bedarf in den Text einfügen. So könnte beispielsweise „xr“ stehen für: „Bezüglich der im Betreff angegebenen Angelegenheit ersuchen wir Sie höflichst um Ihren Rückruf, da wir Sie bisher telefonisch nicht erreichen konnten. Unsere Telefonnummer und unsere Geschäftszeiten finden Sie unten stehend. Vielen Dank…“. Gerade dort, wo noch viel selbst geschrieben werden muss, kann diese einfach zu bedienende Funktion manchmal ziemlich gute Dienste leisten.
Bei Emails sollten Signaturen, Anrede und ähnliche Dinge ohnehin gleich automatisch hinterlegt sein – damit erhält man automatisch eine E-Mail-Vorlage, die nur noch überschrieben werden muss – auch das kann, wenn man Sie entsprechend erweitert, einem das Tippen vieler Textteile ersparen.
Ein weiterer Vorteil beim Verwenden von Textblöcken ist der, dass immer die Einheitlichkeit der Formulierung gewahrt bleibt – überdies auch sehr vorteilhaft beim konsequenten Umsetzen eines Corporate Wording.