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Büromanagement im Griff



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Über Aufgaben, Erledigungen und Deadlines

Es ist gerade mal 8:07 und der PC ist bereits mit Post-It’s vollgeklebt: „SENECO anrufen“, „Kaffee besorgen“, „Angebot Mailboxen einholen“, „Dr. Richard – Rückruf wegen Reklamation“. Würde man versuchen, alle diese Dinge laufend im Kopf zu behalten, würde man wohl innerhalb kürzester Zeit wie ein kopfloses Hühnchen durch die Gegend rennen, und von seiner Arbeit gar nichts mehr auf die Reihe kriegen. Gut, dafür hat die Menschheit irgendwann einmal die Schrift erfunden, und ein recht schlauer Mensch einige Zeit später die Post-It’s. Allerdings stößt diese Organisationsform auch irgendwann mal an ihre Grenzen – ebenso wie die Größe der Bildschirmränder – es lohnt sich einfach irgendwie nicht, einen 29“-Bildschirm zu kaufen, nur damit noch ein paar mehr Post-It’s an seinen Rändern Platz haben.
Die Idee erst mal alles – und das heißt wirklich alles – schriftlich festzuhalten, ist dabei bestimmt ein guter Ansatz. Im Büro-Alltag sind Sie allerdings noch mit einer weiteren Schwierigkeit konfrontiert: die Dinge auch rechtzeitig zu erledigen. Was selbst bei einer geringen Menge an Post-It’s schon schwierig werden kann – dass nämlich Ihr Blick ausgerechnet zur richtigen Zeit auf das richtige Post-It fällt, um nichts zu verpassen, ist eine ziemlich unbegründete Hoffnung. Neben den immer anfallenden Routine-Arbeiten ist es also notwendig, die außer der Reihe anfallenden Aufgaben zu organisieren. Das heißt aber auch, sich gleichzeitig Gedanken zu was davon man zu welcher Zeit erledigen kann.
Das ist dann nicht mehr ganz so einfach, wie wahllos Post-It’s auf dem Bildschirmrand zu verteilen, und benötigt auch ein paar Vorarbeiten und Überlegungen. Wenn es aber einmal läuft, ist es sogar weitaus schneller als Post-It’s – und sieht im übrigen auch sehr viel professioneller aus als das Zettelchaos am Bildschirm.
Kurz zusammengefasst brauchen Sie also zu jeder erledigenden Aufgabe, die Sie niederschreiben auch eine Deadline, das heißt bis wann diese Aufgabe erledigt sein muss, und eine Vorstellung, wann Sie diese Aufgabe an Ihrem Arbeitstag erledigen können.